FM Module – hoe werkt dat?

De FM module is een applicatie die naast uw boekhoudsoftware draait.

De FM module vangt uw binnenkomende facturen op, via een hotfolder in het netwerk of via een mailbox, en verwerkt deze, na goedkeuring, in uw boekhoudsoftware.

Het accorderingsproces bepaalt welke facturen gezien kunnen worden en waar een akkoord op gegeven moet worden.

Dit is vrij instelbaar en past in elke onderneming.

Scannen

Uw binnenkomende facturen, gescand of per e-mail, worden automatisch door de intelligente OCR software gelezen en omgezet naar verwerkbare data.

Inkomende facturen per post

Uw facturen per post legt u in uw multifunctional, printer of scanner. Na het scannen worden deze automatisch opgevangen door de FM module. De OCR software leest de factuur en zet de gegevens in de FM module. Klaar voor accordering.

Facturen per mail

Veel bedrijven versturen hun facturen digitaal. Ook verwerkt de FM module automatisch alle binnenkomende facturen per e-mail. De OCR software leest de factuur en zet de gegevens in de FM module. Klaar voor accordering.

Accorderen

Accordeer uw facturen eenvoudig en snel door het zetten van een vinkje. U bepaalt zelf welke medewerkers welke facturen moeten accorderen.

Gebruikersrechten

Wat wel en niet getoond wordt is per gebruiker instelbaar. Zo kunt u uw inkoopafdeling alleen de inkoopfacturen laten zien voor goederen en bijvoorbeeld geen vaste kosten. Ook aan het archief blijven de rechten verbonden.

Weergave factuur

Van elke factuur in de FM module is het origineel in te zien. Het origineel kan altijd afgedrukt worden of per e-mail verstuurd worden.

Niet akkoord?

Wanneer een factuur niet akkoord is kan er per factuur een opmerking geplaatst worden. Deze is door de andere gebruikers in te zien.

Meerdere vestigingen

De FM module kan werken vanaf meerdere vestigingen naar een centrale administratie. Op deze manier hoeven er geen fysieke facturen per post heen en weer en kunnen uw medewerkers vanuit elke vestiging akkoord geven.

Boeken

Na volledige goedkeuring van de factuur wordt deze automatisch in de boekhouding verwerkt met de juiste grootboekrekening en / of kostenplaats.

Aansluiting op uw boekhoudsoftware

De FM module sluit naadloos op uw boekhoudsoftware aan. Deze koppeling zorgt ervoor dat de facturen geboekt worden op de manier zoals u dat nu gewend bent.

Boekingsvoorstel

Wanneer een factuur wordt opgevangen door de FM module doet deze automatisch een boekingsvoorstel. Dit houdt in dat de FM module automatisch herkend op welke grootboekrekeningen de factuur in de boekhouding geboekt moet worden. Dit kunt u aanpassen naar uw eigen wensen. Wilt u meerdere grootboekregels toevoegen, bedragen aanpassen of omschrijvingen wijzigen dan kan dit snel en eenvoudig.

Archiveren

Bij het boeken van de factuur wordt deze automatisch digitaal gearchiveerd. U kunt in no time een factuur terugvinden door op elk woord of karakter te zoeken.

Zoeken wordt vinden

Omdat de intelligente OCR software van de FM module de factuur tekst herkenbaar maakt, is het mogelijk om op elk woord of karakter te zoeken. Hierdoor is het vinden van facturen een fluitje van een cent.

Bijlagen

Eventuele bijlagen van facturen kunnen net als facturen snel en makkelijk worden teruggevonden.

Weergeven en sturen

Elke factuur kan ingezien worden en als PDF verstuurd of afgedrukt worden.