Online documentbeheer; 

Diensten als OneDrive, Dropbox en Sharepoint zijn op dit moment erg populair. Het online bewaren en delen van corporate data is nog nooit zo actueel geweest. Thuiswerkers zoeken innovatief naar voor hun werkbare oplossingen.

Het belang van slim digitaal werken is daarom enorm. Als organisatie bespaar je naast kosten ook tijd, zoals sociaal- en reistijd.  Het Flex werken dat we kennen van voor de COVID-19 pandemie is al weer achterhaald. Waar het toen ging om individuen binnen een organisatie veelal met een buitendienst functie of een groep zelfstandigen zonder vast kantoor betreft het nu bijna voltallige organisaties.

Ruim 2 maanden zijn er voorbij  waarbij iedereen moest wennen aan zijn nieuwe werkomgeving; home office. Dankzij de aanwezige en bewezen technieken van het snelle internet dat o.a. videobellen mogelijk maakt kan er via een VPN verbinding op het netwerk gewerkt worden waar en wanneer men wil. Onderzoeken tonen aan dat veel werknemers productiever zijn sinds het verplichte thuiswerken is ingesteld. Maar heeft het alleen maar voordelen?

Als het ICT beleid binnen je organisatie goed wordt uitgedragen dan is er geen vuiltje aan de lucht toch? Maar heeft iedereen het wel op orde?

Slim digitaal werken is hot topic maar hoe pak je dat aan? Er zijn veel gratis tools beschikbaar die het mogelijk maken om slim te kunnen werken met je collega’s en klanten. Een sluipend gevaar van het thuiswerken is dat data lang niet altijd op de juiste manier wordt verwerkt. Vraag maar eens rond hoeveel collega’s een document lokaal op hun pc opslaan? Een bestand waar jij nu met smart om staat te springen maar je collega is helaas niet bereikbaar, juist nu op dit moment. Dat geeft enorme frustratie onderling.

Tegelijkertijd in en bestand kunnen werken in plaats van wachten tot de andere gebruiker het heeft opgeslagen, dat is wat de toekomst heeft.

Hieronder hebben we op volgorde van;  simpel en ongeschikt voor corporate data naar uitgebreid, intelligent en betrouwbaar op een rijtje de mogelijkheden voor corporate data uitgewerkt;

1 Dropbox;

Is iedereen wel mee bekend. Je kunt hier bestanden in de Cloud opslaan en synchroniseren met andere apparaten, je kunt bestanden delen met andere personen en de documenten bekijken via meerdere devices. Dropbox heeft een nieuwe widget; Dropbox Paper waarbij je eenvoudig feedback of notities kunt toevoegen.

De vraag is; zou je Dropbox gebruiken voor je corporate bedrijfsdata? De tool is gratis tot een opslag van 2GB en als je meer opslag wenst dien je maandelijks een forst tarief te betalen.

2 Google Drive

Google Drive wordt veel gebruikt om afbeeldingen in te bewaren en te delen. Met een gratis opslagruimte van 15GB kun je best wel wat documentatie opslaan. Daarnaast biedt het ook enkele office functies zoals tekstdocumenten en presentaties bewerken.  Het nadeel is dat enkel mensen met een Google e-mail adres met Google Drive kunnen werken; daar gaat je interne samenwerking.

Daarnaast maakt Google Drive gebruik van internationale server locaties; je hebt dus geen flauw idee waar je data wordt opgeslagen, als bedrijf zou ik hier niet blij mee zijn.

3 Microsoft Office Online

Ook Microsoft bied een oplossing aan als het gaat om online sharen; de online office functionaliteiten bieden de mogelijkheid om allerlei documenten te ontwikkelen waarmee je realtime met collega’s kunt samenwerken. Het grote voordeel is dat al je werk automatisch wordt opgeslagen, naadloze integratie met het MS Office pakket, automatisch versiebeheer en je kunt makkelijk realtime werken met je collega’s.

Het is echter alleen beschikbaar voor iedereen met een betaald Office pakket ( business ) en het biedt helaas minder functionaliteiten van de offline versie die we gewend zijn op onze pc ( mits je met een Imac werkt )

4 Microsoft Onenote

Met dit gratis programma houd je eenvoudig en overzichtelijk notities bij van vergaderingen. Je kunt samen met je collega’s werken aan notities; realtime. Het programma lijkt op een echt notitieboek waarbij je Microsoft Onenote gemakkelijk kunt toepassen voor verschillende projecten of onderwerpen. Het is een overzichtelijk programma met online en offline mogelijkheden en is beschikbaar in een desktop en app-versie. Het is alleen te gebruiken in combinatie met een Microsoft Office pakket  

5 Microsoft Sharepoint

Sharepoint is het nieuwe mobiele intelligente intranet. In de veilige Sharepoint omgeving deel en beheer je inhoud, kennis en toepassingen om he teamwerk te stimuleren. SharePoint is een webbrowser zoals Internet Explorer, Chrome of Firefox. Het is te openen vanaf ieder device. Door het aanmaken van verschillende websites – intranet – kun je verschillende groepen met elkaar laten samenwerken.

Sharepoint bestaat uit 4 producten en/of technologieën om online maximaal te kunnen presteren;

1            

SharePoint Online; Door Microsoft gehoste cloudservice voor            bedrijven

2            

SharePoint Server; SharePoint Server on-premises of met O365 Enterprise kunnen organisaties SharePoint Server implementeren en beheren om optimaal gebruik te maken van alle nieuwe functies zoals bibliotheken, modern zoeken, integratie met PowerApps, MS-flow.

3            

SharePoint Designer 2013; Een gratis programma binnen SharePoint dat wordt gebruikt om krachtige werkstroom geschikte oplossingen te genereren. Op basis van Business Connectivity Services.

4            

Synchronisatie van OneDrive voor Bedrijven; een bureaubladprogramma waarmee u een offlineversie van een teamsite of OneDrive voor Bedrijven -bibliotheek kunt synchroniseren.

Met SharePoint kunt u bestanden eenvoudig delen, beheren en moeiteloos samenwerken. Slim digitaal werken start met Microsoft! Er zijn al bestaande API’s voor connecten met o.a. Microsoft Dynamics en andere CRM platformen. 

Als officieel partner van Microsoft helpen wij u graag verder met het selecteren en implementeren van de voor u juiste tool om slim digitaal te kunnen gaan werken!

6 Microsoft Teams

De Hub voor teamwerk in Microsoft 365; Teams wordt maar voor 10% benut door de meeste mensen en het is bekend door de mogelijkheden zoals online video conference, chatfuncties met focus op communicatie. Maar wist je ook dat je in Teams complete workflows kunt inrichten binnen je organisatie zoals je HRM afdeling? En daarbij actuele data kunt delen en bewerken zoals; verlofurenadministratie, verlofaanvragen, notificaties omtrent verlof van medewerkers, planningen van medewerkers, er is zoveel mogelijk met Teams!

Binnen Teams van O365 kun je bellen vanaf elke locatie, chatten en vergaderen waar je maar bent. Daarnaast kun je in Teams direct naar je office bestanden zoals Word-. Powerpoint- en Excel. Medewerkers kunnen onderling diverse groepschats beheren en innoveren in het samenwerken. Ook kun je binnen Teams online live evenementen aan maken zoals bijeenkomsten met het management, webinars en trainingsevenementen. Tijdens de vergadering kun je deelnemers vragen hun video aan te zetten zodat je kunt zien met wie je praat, schakel live ondertitels in zodat mensen die jouw taal niet goed beheersen de vergadering ook kunnen volgen. Neem de vergadering op zodat mensen die het niet bij konden wonen achteraf de opname kunnen bekijken en op die manier op de hoogte blijven van beslissingen en acties.

Met apps kun je nóg meer doen in Microsoft Teams. Denk aan de tools, bestanden en dashboards die je organisatie al gebruikt. Veel daarvan kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams. Je kunt de apps en bots zowel in chats als in kanalen gebruiken; een aantal interessante apps zijn:

Microsoft Planner; organiseer je taken door een of meer Planner-tabbladen toe te voegen aan je teamkanaal

Icebreaker; een Microsoft Teams-bot waarmee je team hechter wordt doordat elke week 2 willekeurige teamleden worden gekoppeld om elkaar online en offline te ontmoeten. De bot maakt het plannen van deze ontmoetingen eenvoudig door automatisch tijden voor te stellen waarop beide teamleden beschikbaar zijn. Deze app is zeer interessant voor medewerkers die veelal actief zijn in de buitendienst omdat je hiermee persoonlijke relaties versterkt.

Crisis Communication; onder bepaalde omstandigheden zoals de COVID-19 pandemie kan het nodig zijn om informatie en team samenwerking te coördineren als reactie op een noodsituatie. Deze oplossing voor snel optreden kan eenvoudig orden geïmplanteerd en aangepast voor elke organisatie.

Teams meet SharePoint

Binnen Microsoft Teams kun je ook samenwerken aan bestanden. Binnen Teams is het heel eenvoudig omdat je Word-, Excel- of PowerPoint documenten in Teams zelf kunt maken zodat je niet steeds van app hoeft te wisselen. Je kunt samenwerken en co-creëren met je collega’s, notities delen en opmerkingen toevoegen. Een chat of vergadering starten vanuit een document om wijzigingen te bespreken. Er ontstaat geen verwarring meer over versiebeheer en je hebt geen uitpuilende postvak met tegenstrijdige wijzigingen en opmerkingen meer want iedereen kan naadloos Microsoft Teams toepassen als geïntegreerd samenwerkingsplatform.

Meer dan ooit moeten mensen weten dat hun virtuele gesprekken privé en veilig zijn. Bij Microsoft zijn privacy en beveiliging nooit een bijzaak maar is de leidraad van hun productlijn. Teams is verkrijgbaar in desktop versie en in de app versie voor zowel Android als Apple. Microsoft Teams sluit perfect aan bij de nieuwe manier van samen werken wereldwijd.

Of je nu in verschillende kantoren, vanuit huis, of op locatie bij een klant werkt, met Teams kun je overal productief zijn! Door de onderliggende koppeling met Microsoft SharePoint is het online delen, bewaren en bewerken van documenten een verademing voor iedere organisatie!

Masterclass

Nieuwsgierig hoe Microsoft Teams in combinatie met SharePoint in jouw organisatie is te integreren?

Binnenkort starten wij met onze Masterclasses; houd onze agenda in de gaten! 

  • Microsoft Teams
  • Microsoft SharePoint

 

QA-ICT

‘ICT als water uit de kraan’

Auteur: Esther Bouwman

| Ronding 19 | 8072 TB | Nunspeet | 0341- 759 555 | info@qa-ict.nl |